การจัดการองค์ความรู้ KM

สำนักบริการวิชาการ มหาวิทยาลัยบูรพา

การจัดการองค์ความรู้ KM - สำนักบริการวิชาการ มหาวิทยาลัยบูรพา

องค์ความรู้ที่ได้จากการจัดกิจกรรมชุมนุมนักปฏิบัติ

ShareShare on FacebookShare on Google+Print this pageEmail this to someone

สำนักบริการวิชาการได้ดำเนินการจัดกิจกรรมชุมนุมนักปฏิบัติ ในหัวข้อ “กลยุทธ์การตลาด” และ หัวข้อ “เทคนิคการสื่อสารที่ส่งผลให้เกิดความสำเร็จของงาน” รวม 5 ครั้ง นำประเด็นที่ได้จากการจัดกิจกรรมชุมนุมนักปฏิบัติมาสกัดเป็นองค์ความรู้ โดยคณะกรรมการจัดการความรู้สำนักบริการวิชาการ เมื่อวันที่ 13 สิงหาคม พ.ศ. 2558 ได้องค์ความรู้ที่สามารถนำไปเป็นแนวทางการปฏิบัติงานของบุคลากรสำนักบริการวิชาการ ดังนี้
หัวข้อที่ 1 เทคนิคการสื่อสารที่ส่งผลให้เกิดความสำเร็จของงาน

เทคนิคการสื่อสารที่ดี ควรยึดหลัก 2 คำสำคัญ ได้แก่ “ทำดี” กับ “พูดถูก”
ทำดี คือ การพยายามทำดีที่สุดในสถานการณ์นั้นๆ โดยเลือกที่จะทำให้เกิดผลดีกับทุกฝ่ายมากที่สุด
พูดถูก คือ การพูดให้สถานการณ์นั้นๆ เป็นไปในทิศทางที่ดี ไม่ใช่การพูดความจริงที่ถูกต้องทั้งหมดแต่เป็นการเลือกพูดให้ส่งผลที่ดีที่สุดสำหรับทุกฝ่าย อาจเป็นการประนีประนอม เลือกพูดในสิ่งที่น่าฟัง ตามสถานการณ์ในขณะนั้น
หลักในการสร้างความประทับใจและการยอมรับ มี 6 คำสำคัญ ดังนี้
1. ยิ้ม คือ มีรอยยิ้มให้กับผู้ที่พบเจอเสมอ
2. ทักก่อน คือ เป็นผู้ทักทายก่อนเสมอ ไม่ว่าเจอใครก็ตาม
3. มืออ่อน คือ ไหว้ทักทาย สวัสดีเสมอ แสดงความอ่อนน้อมถ่อมตน
4. ปากหวาน คือ พูดในสิ่งที่ดี เชิงบวก ให้ผู้ที่ฟังเกิดความรู้สึกดี สบายใจ
5. ทานให้ คือ การเอื้อเฟื้อ ให้ในสิ่งที่ไม่เหลือบ่ากว่าแรง สามารถทำให้ผู้อื่นได้โดยไม่เดือดร้อน
6. เป็นน้ำ คือ การปรับตัวให้เข้ากับสถานการณ์ สามารถโอนอ่อนผ่อนตามเหตุการณ์ปัจจุบัน
การสื่อสารที่ดีจะทำให้ประสบความสำเร็จในการปฏิบัติงาน
1. การศึกษาสภาพแวดล้อม มีการวิเคราะห์คู่สนทนาความเป็นมาของแต่ละคนทำให้ทราบถึงกระบวนการและวิธีการในการสื่อสารให้เหมาะสม รวมถึงความพร้อมทางด้านอารมณ์ ส่งผลให้การสนทนาประสบผลสำเร็จ
2. เตรียมความพร้อมในเรื่องที่จะพูดคุย เตรียมเอกสารให้พร้อม มองเป้าหมายความสำเร็จในการพูดคุย อ่านหนังสือที่เกี่ยวข้องกับเทคนิคการสื่อสาร
3. การสื่อสารที่มีความจริงใจต่อกัน จะทำให้ผู้ที่รับสารสามารถถ่ายทอดความรู้ความเข้าใจและตอบกลับด้วยความจริงใจ ไม่ต้องอิงกับกรอบของสังคม มารยาท เป็นตัวของตัวเอง เป็นธรรมชาติ เปิดใจยอมรับ
4. ใช้การพูดเชิงบวก พูดในสิ่งที่สมควรพูด เอาใจเขามาใส่ใจเรา ไม่พูดให้เกิดความขัดแย้ง หรือเป็นผลเสียต่อบุคคลอื่นหรือองค์กร อธิบายให้เห็นถึงโอกาสในอนาคตที่สามารถพัฒนาได้
5. การปรับปรุงพัฒนาบุคลิกภาพโดยรวมอย่างสม่ำเสมอ
6. มีการทบทวนสรุปเนื้อหาและประเด็นในข้อตกลงที่สำคัญของการสนทนา เพื่อให้เกิดความเข้าใจที่ตรงกันเป็นไปตามข้อตกลง

หัวข้อที่ 2 กลยุทธ์การตลาด
1. ทำอย่างไรให้ลูกค้ารู้จักสำนักบริการวิชาการ
1.1 การประชาสัมพันธ์โดยเจาะเข้ากลุ่มเฉพาะ เช่น องค์กรภาครัฐ เอกชน ท้องถิ่น สมาคม มูลนิธิ ชมรมวิชาชีพต่างๆ โดยทำหนังสือเป็นทางการก่อนแล้วจึงต่อแบบไม่เป็นทางการ
1.2 เอกสารประชาสัมพันธ์มีความน่าสนใจทั้งรูปแบบและเนื้อหา
1.3 สร้างอัตลักษณ์เฉพาะขององค์กรเพื่อให้เกิดการจดจำของลูกค้า
1.4 จัดทำสื่ออิเล็กทรอนิกส์เพื่อใช้ในการประชาสัมพันธ์ เช่น ป้ายไฟหน้ามหาวิทยาลัย แยกพลับพลา แยกตาลล้อม ฯลฯ
1.5 สร้างระบบสารสนเทศเพื่อให้มีความหลากหลายในการประชาสัมพันธ์ กิจกรรมต่างๆ ของสำนักบริการวิชาการ เช่น การสร้าง Application และ QR code website/Facebook fan page ฯลฯ โดยขอความร่วมมือจากบุคลากรผู้รับผิดชอบโครงการต่างๆ ให้โพส แชร์และแท็ก ข้อมูลการจัดโครงการ ไปที่หน้า Facebook ส่วนตัว เพื่อเป็นการช่วยประชาสัมพันธ์ผลงานของสำนักบริการวิชาการอีกทางหนึ่ง เช่น กิจกรรมชิงรางวัลใน Fan page จัดทำของที่ระลึกเพื่อใช้ในการประชาสัมพันธ์สำนักบริการวิชาการในกิจกรรมต่างๆ
1.6 จัดทำ Icon เช่น “สำนักฯ อวดดี” ปรับปรุงข้อมูล กิจกรรมผู้บริหารและบุคลากร ในเว็บไซต์สำนักบริการวิชาการ เช่น การรับรางวัล กิจกรรม USR
1.7 เพื่มช่องทางการประชาสัมพันธ์ให้กับบุคลากรทุกคน (โบรชัวร์ และนามบัตร) และหน่วยงานต่างๆ ที่เข้ามาร่วมมือกับสำนักบริการวิชาการ เช่น บริษัททัวร์ แหล่งท่องเที่ยวต่างๆ ฯลฯ
1.8 จัดสรรงบประมาณเพื่อการประชาสัมพันธ์และการตลาดของสำนักบริการวิชาการ
2. ทำอย่างไรให้ลูกค้าเลือกใช้บริการสำนักบริการวิชาการ
2.1 พัฒนาหลักสูตรให้สอดคล้องกับความต้องการของลูกค้า โดย ให้มีความสอดคล้องกับงบประมาณ ช่วงเวลา ระเบียบนโยบาย และกระแสความนิยมตามสถานการณ์ปัจจุบัน
2.2 ทำกิจกรรมส่งเสริมการตลาด (โปรโมชั่น) เช่น ลงทะเบียนในช่วงเวลาได้ลดราคา ลงทะเบียนหลายคนได้แถม เป็นต้น
2.3 ปรับปรุงใบสมัคร ให้เป็นไปตามขั้นตอนการสมัครอบรมที่มีความกระชับเพื่อความสะดวกรวดเร็วในการเข้าร่วมโครงการ
3. ทำอย่างไรให้ลูกค้าประทับใจในบริการของสำนักบริการวิชาการ
การให้สินค้าและบริการที่เหนือความคาดหมายของลูกค้า
4. ทำอย่างไรให้ลูกค้าจะกลับมาใช้บริการสำนักบริการวิชาการซ้ำและบอกต่อ
- มีการสานความสัมพันธ์อย่างต่อเนื่อง เช่น การส่ง e – mail ประชาสัมพันธ์โครงการใหม่ให้กับฐานข้อมูลผู้เข้าอบรมเก่า ทำไลน์กลุ่มหรือ Facebook กลุ่ม สำหรับผู้อบรมแต่ละรุ่น แต่ละโครงการ ฯลฯ

Your email address will not be published. Required fields are marked *

*